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百惠物流—采购人员行为规范》

第一部分 总则

一、采购业务人员与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则的原则。 

二、采购活动必须严格遵循百惠采购流程与制度规范,围绕“价值采购、阳光采购”的总体采购策略,遵从公正、公开、公平的原则,采购人员负责为公司获取最佳的总体价值,确保每一项采购活动和决策都能为公司带来最佳综合利益。 

三、本准则适用于百惠及其控股子公司。 

第二部分 细则 

第一章 采购业务人员定义 

采购业务人员不仅指采购部门的专职采购人员,还包括所有参与采购业务或参与采购授权业务履行的其他相关人员。包括但不限于:IT、营销、市场、供应链、工程、行政等参与采购业务的人员。

第一条 目的

为加强内部控制,明确规定了采购业务人员的日常行为准则,采购业务人员开展采购业务时必须时刻遵守的行为规范。

第二条 适用范围

采购业务人员是指公司采购部门(包括公司本部采购职能和事业部采购职能)的专职采购人员,还包括参与采购业务执行的其他部门工作人员。

第二章 行为规范

第一条 职业操守

采购业务人员与供应商合作及所有的商业活动必须遵循诚信与商业道德准则的原则。

员工个人品德操守直接影响公司的形象与信誉,采购业务人员应注意个人品德修养,严格遵守公司关于员工的品行操守要求,包括但不限于:

(1)遵守法律和基本的社会公德;

(2)不参与赌博;

(3)严禁出入不健康的场所;

(4)不应有可能被认为性骚扰的言行举止;

(5)不应诽谤、诋毁他人;

(6)不应有违反国家法律禁止的其他行为。

采购业务人员应确保采购活动和决策遵循公司采购流程和制度规范,体现公平、公正、公开的原则,并尽量能为公司带来最佳的总体利益。

第二条 采购业务执行过程行为要求

采购业务人员对供应商的承诺必须得到公司合法授权或相应的审批。

采购业务人员应合法发展与所有供应商的关系,在执行业务过程中,要遵守所有适用于业务的法律法规。

在选择供应商时,应不带偏见地考虑所有因素。无论采购量的多少,都要秉持公正原则,不允许运用个人的影响力或者以个人私利为目的,使待选供应商得到“特殊待遇”。

采购业务人员应致力于使公司在任何一次采购项目中获得最为优惠的商务条件和服务。在采购项目相关责任人员可能控制的范围内,获得当时最好的产品质量、价格和服务,不得以已经存在的供应渠道、采购价格和服务标准为理由而降低工作的质量。

在业务执行过程中,如涉及供应商与员工或其主要亲属有私人利益关系(简称关联供应商),采购业务人员应主动申报并遵循回避原则。

(1)不得以任何方式牺牲公司利益,而为关联供应商牟取不当利益;

(2)不得参与关联供应商的考察、谈判、评估、选择以及与该供应商交易有关的其他活动。

第三条 供应商考察 

(1)考察目的应明确和具体,考察人数不能少于2人,考察人数和考察时间应本着业务高效原则合理安排,无关人员不得前往; 

(2)不得要求供应商特意安排车辆到公司、住所、机场、车站、码头、或其他地方接送,特殊情况予以说明; 

(3)不得由供应商报销或支出考察人员的食宿及其他任何费用; 

(4)驻厂人员,日常用餐一律自理,不得要求供应商免费提供用餐,如果在供应商处用餐,则自行付费; 

第四条 商业款待与馈赠

1、商业款待 

经常性地接受供应商的款待会影响员工代表公司的客观判断力,员工须谨慎处理外部的各种宴请和交际应酬活动。

(1)当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或考察邀请时,采购业务人员应主动向上级领导申报,获得批准后按照《出差管理规定》实行;

(2)采购业务人员须谨慎接受或给予他人符合商业惯例的款待(人均人民币40元以下的餐费,若出现特殊情况,需向上级汇报)。

2、接受馈赠 

处理原则:百惠员工不收礼,盛情难却要上交。

(1)因工作业务关系,遇合作伙伴,或其他利益关系单位、个人赠送礼品时,为维护公司公正廉洁的形象,百惠员工有义务告知对方我司对礼品的处理原则,并礼貌退回;经解释难以回绝的,可先行收下,再按本规定处理。

(2)公司领导出席社会活动或友好单位互访,遇公开场合赠送礼品时,为了维护各方公众形象和良好关系,可先行收下,再按本规定处理。

(3)各部门,因办理电话、网络等通讯业务,由商家赠送的手机卡、网卡、3G卡、手机、固定电话等通讯设备一律不允许接受。如必须接受方可正常办理业务的,可先行收下,再按本规定处理。

(4)因公司业务,产生的油卡等积分兑换的物品,属于因公受礼范围,所有兑换物品必须上交。

(5)现金类礼品(包括现金、代金券、购物卡、储值卡等)。员工收到现金类礼品,一律须在受礼当日上交或备案当地礼品管理部门。现金,由礼品管理部门登记后,统一上交财务部,获取收据凭证。其他现金类礼品,由礼品管理部门保管。

(6)免费名额(包括考察、培训、旅游、保险等)。员工接受各利益关系单位提供的免费名额,一律应在受礼当日告知后勤管理部总务组,由公司统一处理。

(7)实体礼品。价值50元以上(含50元)的礼品,员工应在受礼后5个工作日内将礼品上交当地礼品管理部门。(礼品的价值以当地市场价格为参考标准)

(8)员工及亲属不能接受可能影响或是令人怀疑将影响供应商与公司之间的业务关系的任何赠礼。 

第五条 采购信息的保密和使用 

所有采购业务人员必须遵守《文档安全管理制度》中关于文档安全管理的相关规定。

采购信息是公司信息资产的重要组成部分,属于公司的经营秘密,包括但不限于采购价格、采购配额分配、采购策略、供应商选择评估方案等。采购业务人员对采购信息有义不容辞的保密责任和义务。

采购业务人员原则上只应获得被授权范围内的采购信息,并承担保密责任;如因业务需要、必须获得超出被授权范围内的采购信息,应当通过合法的渠道申请,并对获得的信息承担保密责任。

采购业务人员对供应商及其他业务伙伴的商业信息应保守秘密。供应商的产品状况、报价等相关资料,以及公司对供应商的评估资料,均为商业秘密,不得向其它供应商透露这些商业秘密,不得在工作以外运用这些资料。

第六条 个人品德操守 

6.1员工责任

采购业务人员应当详细了解和认真理解行为规范内容,并承担如下责任: 

(1)对于自己或他人违反行为规范的事件或疑虑,有责任及时向上级或投诉渠道反馈;

(2)反馈问题应实事求是,鼓励以署名方式提出,不得诽谤和诋毁他人;

(3)有义务配合有关人员对违反行为规范事件的调查工作。

6.2部门负责人责任

除上述员工责任外,各级部门负责人还应担负起更多的责任,包括:

(1)根据业务需要,可将行为规范进行适当的细化,并通过沟通、培训、监督和检查,确保下属对行为规范的理解和遵守;

(2)身体力行,树立诚信的榜样,营造正向的组织氛围;绝不利用自身的职权和关系,影响或诱导员工违反行为规范;

(3)采购岗位属于关键和敏感性岗位,应特别注意选拔、任用恰当的员工,并通过岗位轮换等措施保护公司的利益;

(4)对于发现的违纪行为,应及时报告,并采取补救行动,将违纪行为的损失降到最低,严禁姑息和纵容违纪的行为;

第七条 违纪处罚 

对违反行为准则的事件或问题,将根据百惠相关规定处理。 

第八条 附则 

本文件即日起生效,采购业务人员应同时严格遵循《人力资源管理制度》、《人品舞弊举报制度》和本文件。

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